Zwolle – In de zomerperiode is het doorgaans rustig in de studiezaal van het Historisch Centrum Overijssel (HCO). Een goed moment om een nieuw archiefsysteem in gebruik te nemen. Voor het aanvragen van archiefstukken en de interne administratie heeft het HCO jarenlang het systeem ABS Archeion gebruikt. Maar dit systeem begon steeds meer haperingen te vertonen en was ook qua uiterlijk en gebruiksvriendelijkheid niet meer van deze tijd. Dit was de aanleiding voor het HCO om zich te bezinnen op de aanschaf van een nieuw systeem.
Voor de presentatie van archieven heeft het HCO al langer het systeem MAIS in huis. Dat programma wordt gebruikt om archieven te beschrijven en die beschrijvingen op het internet te plaatsen. Nu wordt het systeem ook ingezet om stukken aan te vragen. Voor de bezoekers verandert er niet zoveel. Op een computer kunnen met het pasnummer en de goede gegevens archiefstukken worden aangevraagd. Nieuw is dat de bezoeker ook een beschrijving van het stuk te zien krijgt, zodat hij of zij zeker weet dat het juiste stuk te voorschijn wordt gehaald.
Zelf een fout in de aanvraag opzoeken
Zoals bij alle nieuwe systemen zijn er nog wel wat kinderziektes. Omdat lang nog niet alle inventarissen van archieven en collecties in het systeem zijn opgenomen, vindt het systeem de bijbehorende stukken soms niet en geeft het een foutmelding. Maar de studiezaalbezoeker kan in het systeem nagaan wat er bij een aanvraag fout is gegaan. Raadpleeg die dus altijd als er iets mis is. Gelukkig verloopt een en ander tot nu toe redelijk soepel.
Thuis via internet archiefstukken aanvragen
In de komende tijd wordt er hard aan gewerkt om alle informatie up-to-date te maken, zowel in het aanvraagsysteem als op internet. Als alles op orde is, kunnen bezoekers van tevoren thuis vanaf internet al hun benodigde stukken aanvragen. Wel moeten ze die dan nog in de studiezaal komen bekijken. Daarnaast streven we ernaar om veelgevraagde stukken te scannen en digitaal beschikbaar te stellen voor belangstellenden, ofwel scanning-on-demand. Maar het zal nog even duren voor het zover is.
