Zwolle – Om de financiële beheersing bij de eenheid Sociale zaken en werkgelegenheid op orde te krijgen zijn maatregelen voor de korte termijn nodig om het tekort voor 2011 zoveel mogelijk te beperken. Ook zijn structurele maatregelen nodig om ook in de toekomst een gezond financieel sociaal beleid te kunnen voeren. Het College van burgemeester en wethouders neemt deze maatregelen naar aanleiding van het rapport van Deloitte waarin de oorzaken van het tekort van 4,8 miljoen bij de eenheid Sociale zaken en werkgelegenheid werd onderzocht.
De maatregelen hebben betrekking op de financiële beheersing binnen de afdeling en de controle daarop door de directie en het bestuur. Zo worden op korte termijn de verplichtingenadministratie en de bronbestanden op orde gebracht. De komende periode wordt ook gewerkt aan het ontwikkelen van een goed (financieel) beheerssysteem, worden prognoserapportages opgesteld om het beleid te kunnen verbinden aan de financiële gevolgen en het rendement. Voor het versterken van de financiële beheersing is eigenaarschap van essentieel belang. Dit eigenaarschap ontstaat door bijvoorbeeld inzicht in de kosten en uitputting van budgetten. De directie zal de eenheid ondersteunen om dit tot stand te brengen. Daarnaast verscherpt de directie de controle op de eenheid.
De eenheidsmanager van Sociale zaken en werkgelegenheid heeft deze week, naar aanleiding van de uitkomsten van het rapport, haar functie neergelegd. Voor de komende periode wordt een interim-manager aangetrokken om aan de hersteloperatie leiding te geven.
Het college is van mening dat Deloitte een heldere analyse heeft gegeven. Het college betreurt de gang van zaken en de ontstane problemen in het beleid met betrekking tot sociale zekerheid. “We trekken hieruit de lessen. Dat zijn we verplicht aan de inwoners van Zwolle, het uitgangspunt daarbij is het vormgeven van een goed en rechtvaardig sociaal beleid binnen gezonde financiële kaders”, aldus wethouder Filip van As.
Voor de komende periode wordt een interim-manager aangetrokken
Ik zeg niets………………..
Als ik de publicatie (vorige week gepubliceerd) van het rapport doorlees kom ik drie bedragen tegen waarvan de 4,8 miljoen variant de meest gunstige is.
Het derde bedrag van 13,6 miljoen (dacht ik..) is kennelijk een bedrag waarbij men niet allerlei rekentruukjes met aftrek van ingezette reserves en andere potjes heeft toegepast.
Dat de genoemde 4,8 miljoen niet het echte bedrag is is wel duidelijk.
In het ergste geval moet er voor 2011 mogelijk ruim 13 miljoen worden bezuinigd.
Ik hoop dat ik het helemaal verkeerd heb gelezen…
Antwoorden raadsvragen:
In de raadsvergadering van 14 februari 2011 hebt u gesproken over de problemen m.b.t. de financiële beheersing bij de eenheid Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZ). Toegezegd is een aantal vragen schriftelijk te beantwoorden. Onderstaand treft u deze aan.
Wij kunnen u overigens melden dat op maandag 21 februari a.s. de heer Vincent Henskens start als interim eenheidsmanager SZ. Hij zal deze positie voor een periode van 6 maanden vervullen (met een mogelijke verlenging van maximaal 3 maanden). Een nadere toelichting op opdracht van de interim eenheidsmanager is toegevoegd in bijlage 1.
Vraag 1: Kan er een overzicht gegeven worden van budgethouders binnen SZ
Antwoord: Op pagina 10 van het Deloitte rapport, onderdeel 3b, laatste bullit staat dit als volgt vermeld: ⤽De rol van budgethouders ligt overigens op het niveau van de afdelingshoofden⤝.
Op pagina 36 is de lijst met de desbetreffende afdelingshoofden en hun afdeling opgenomen.
Vraag 2: Voor welke verbonden partijen geldt de nacalculatie?
Antwoord: SZ heeft 3 verbonden partijen te weten:
·Gemeenschappelijke Regeling Wezo
·Wezo Holding NV
·Gemeenschappelijke Regeling Regionale Sociale Recherche
Vraag 3: Er zijn verbetervoorstellen geweest vanuit SZ naar directie? Welke zijn dat en wat is er mee gedaan?
Antwoord: Een reconstructie van de belangrijkste gebeurtenissen en interventies 2010 SoZaWe staat in bijlage 4 van het onderzoeksrapport. Een selectie daaruit:
In januari heeft de eenheid het reguliere beheersplan ingediend bij de concernstaf en directie. Daarin staan de voorgenomen acties voor de (verbetering) van de beheersing o.a. naar aanleiding van de managementletter. Dat doen alle eenheden. De directie heeft deze plannen (met aantekeningen van de concernstaf) met instemming ontvangen. Datzelfde geldt ook voor het managementcontract van de eenheid, waarin eveneens het verbeteren van de financiële processenwas was opgenomen.
In maart (rond het jaarrekeningproces) heeft de accountant aan de directie gemeld dat er achterstand is in de verwerking van de facturen, en de mogelijkheid om de declaratie bij het Rijk te verbeteren. De eenheid meldt dat dit probleem bekend is en dat correctieve actie is ingezet en goed deels op weg. De directie geeft opdracht om aanvullende maatregelen in het beheersplan op te nemen voor 2010. De afspraak is toen gemaakt dat in mei 2010 (bij de 1e tussentijdse rapportage over de bedrijfsvoering) een stand van zaken zou worden gerapporteerd.
In mei constateert de eenheidsmanager dat het bedrijfsbureau de opgedragen taak niet kan bolwerken en belast een adviseur met de onderzoekstaak. Dit wordt informeel met de directie gedeeld.
In juni wordt de interne controle rapportage opgesteld voor alle eenheden. De eenheid SZ staat daarin met een hoog risico op de verwerking van de WEZO facturen. De uitkomst wordt in het gemeentebrede managementoverleg met de directie besproken en een tweetal eenheden worden uitgenodigd voor een gesprek met de directie, waaronder SZ. De eenheidsmanager deelt haar zorg over de kwaliteit en de voortgang bij het bedrijfsbureau en dat er een adviseur is aangetrokken. Bovendien wordt een plan van aanpak voor de financiële functie aangekondigd.
In augustus is het plan gereed en in september besproken in de directie. Het plan bevat een structuurvoorstel om de afdeling Beleid en Bedrijfsbureau samen te voegen. De directie stemt in met het structuurvoorstel, maar keurt het ontbreken van overige maatregelen in het proces en de personele capaciteiten af.
Over deze overige maatregelen is ook bij de tweede tussentijdse rapportage (gelijktijdig met de Firap) niet gerapporteerd.
Vervolgens word in oktober de financiële rapportage (Firap) opgesteld en constateert de concernstaf dat de conceptrapportage van SZ fouten bevat (marginale toetsing). De eenheidsmanager corrigeert de rapportage en trekt een deskundige aan om het cijfermatig volledig overnieuw op te bouwen. Dit wordt informeel aan de directie gemeld. De directie is blij met deze stap, gezien de reputatie van de deskundige.
Medio december komt de genoemde deskundige tot de conclusie dat er meer en grotere fouten zijn opgetreden. De directie geeft vervolgens opdracht voor onderzoek aan Deloitte support.
Vraag 4: Is het verstandig niet alleen op 2010 maar ook op 2008 en 2009 terug te kijken?
Antwoord: Wij hebben ook stil gestaan bij de vraag hoe deze situatie heeft kunnen ontstaan. Wij zien een ontwikkeling over meerdere jaren in tijden van ruime budgetten. Dit leidde tot een focus die vooral lag op het realiseren van beleidsdoelstellingen, veel onderling vertrouwen en een lager urgentiebesef voor de noodzaak van controle. Deze situatie is niet van de ene op de andere dag ontstaan. Om precies aan te geven hoe lang er al sprake is van deze situatie leidt naar onze mening niet tot een aanvulling op de diagnose van het rapport.
Deze mening baseren wij ook op de beoordeling van de jaarrekeningen van 2008 en 2009 die hebben geleid tot een goedkeurende accountantsverklaring. Dit geeft op dit moment geen aanleiding tot nader onderzoek over voorgaande jaren.
Mocht de diagnose van de interim-manager daartoe aanleiding geven, dan komen wij daar nader op terug.
Vraag 5: Is de stijging van het aantal WWB-clienten wel zo hoog geweest (2-3% versus de aangegeven 10%)? Dat in relatie tot de stijging van de ambtelijke capaciteit.
Antwoord:
Ontwikkelingen bijstandsvolume
In december 2008 kwam een einde aan de jarenlange daling van het bijstandsvolume. Op het laagste punt telde Zwolle 2.501 lopende uitkeringen (incl. de 65-plussers). Sindsdien is het volume fors gestegen: in 2009 10,5% en in 2010 10,6%.
Volume-ontwikkeling 2010
In het afgelopen jaar nam het bijstandsvolume in Zwolle met 273 uitkeringen toe van 2.570 tot 2.843 uitkeringen. Dat is een toename van 10,6%.
Bij deze vergelijking is het aandeel van de 65??plussers buiten beschouwing gelaten omdat deze groep sinds 1 januari 2010 onder de verantwoording van de SVB valt.
Uiteraard verschillen de groeipercentages per regeling. Zo steeg het aantal Ioaw-uitkeringen met maar liefst 38% terwijl het groeipercentage bij de Wwik ??maar?? 8,1% bedroeg. Het volumeverloop van de WWB dient in samenhang met het volumeverloop van de WIJ te worden bezien omdat jongeren vanaf 1 oktober 2009 onder de WIJ vallen én de lopende WWB-uitkeringen van jongeren in 2010 zijn omgezet in WIJ-uitkeringen.
Vraag 6: Hoe zit het precies met maandrapportages versus maandprognoses?
Antwoord: Alle eenheden participeren in het opstellen van FIRAPS en BERAP voor college en raad.
Voor alle eenheden gold in 2009 (en daarvoor) de afspraak dat maandrapportages zouden worden opgesteld binnen de eenheid voor hun eigen beheersing. Vanaf begin 2010 is daaraan toegevoegd de afspraak, geldend voor alle eenheden, dat in deze maandrapportages ook financiële prognoses tot jaareinde zouden worden opgenomen en met de directie besproken worden.
Bij SoZaWe hebben de onderzoekers vastgesteld dat in 2010 financiële rapportages hebben ontbroken (bevinding 4). SoZaWe heeft in 2010 én geen financiële cijfers t/m verslagperiode opgesteld én geen financiële prognoses gerapporteerd. Deze eenheid heeft zich in 2010 derhalve aan beide afspraken niet gehouden en ook heeft de directie daar onvoldoende op toegezien.
Vraag 7: Kunnen de effecten van het gevoerde beleid explicieter gemaakt worden?
Antwoord: Er is sprake van ontwikkelingen op een aantal terreinen – WEZO, WMO, armoedebeleid en participatiebudget ?? waarbij er spanning tussen beleid en beschikbaar budget ontstaat. De gevolgen op deze terreinen zijn ingrijpend en moeten in samenhang worden bezien, ook in het licht van de ontwikkelingen in de samenleving.
Wij willen deze ontwikkelingen met u delen en op basis hiervan nadere voorstellen voor beleid aan u voorleggen.
Met de raad zijn reeds afspraken gemaakt over de behandeling van het onderwerp WEZO, bij het onderdeel WMO is de raad ook al betrokken. Begin maart worden nadere voorstellen aan u gepresenteerd met betrekking tot het participatiebudget 2011. Voor het armoedebeleid zal eerst de discussie over de periode 2012 en verder worden gevoerd. Op basis van de uitkomsten hiervan zullen eventuele aanpassingen voor 2011 worden uitgewerkt. Ten behoeve van de behandeling van het participatiebudget en het armoedebeleid zal ook nadere informatie worden verstrekt over de effecten van het gevoerde beleid.
Vraag 8: T.a.v. de financiële beheersing worden zowel instrumentele als cultuurinterventies gepleegd. Wat moeten we daarbij voorstellen?
Antwoord: Zoals het onderzoeksrapport weergeeft is de cultuur binnen SZ vooral gericht op vertrouwen. De komende tijd zullen wij gaan zoeken naar de balans tussen ??vertrouwen en control??. Dat deze balans hersteld moet worden is evident.
Het werken vanuit vertrouwen is door te trekken naar alle relaties: de relatie medewerker vs. afdelingshoofd, de relatie MT vs. eenheidsmanager, portefeuillehouder vs. eenheid, de relatie eenheidsmanager vs. directie en de relatie directie vs. college. Om een verandering in deze cultuur te bewerkstelligen wordt zowel aan de instrumenten gewerkt als aan de cultuur. Wij beschouwen deze opgaven nadrukkelijk als twee zijden van dezelfde medaille.
Instrumentele interventies:
Qua sturing binnen de eenheid gaan de afdelingsplannen een essentiële rol spelen ten aanzien van de monitoring van budgetten, formatie, kwaliteit en kwantiteit. Deze afdelingsplannen worden in afstemming en goedkeuring met de directie besproken. Het herinrichten van deze afdelingsplannen is momenteel gaande en in het najaar van 2011 zijn deze ook werkend volgens de nieuwe opzet.
In de reactie van het college aan de raad is een lange lijst met instrumentele interventies opgesomd. Een andere essentiële opgave is het op orde brengen van de verplichtingenadministratie en de bronbestanden. Dit traject is uiterlijk in juli afgerond. In samenhang met deze interventie wordt het contractenregister op orde gebracht. Dit traject is in september afgerond.
Voor de overige instrumentele interventies wordt verwezen naar het raadsvoorstel.
Culturele interventies:
De essentie voor de verandering in cultuur ligt besloten in het vervullen van functies; houding en ander gedrag. Dit begint met het helder maken van wederzijdse verwachtingen en afspraken en het organiseren van het toezicht hierop. Het samenstel van functies en rollen, bevoegdheden, control, verantwoording zal opnieuw aandacht moeten krijgen. Functieprofielen, toezicht op functie-uitoefening, control, rapportage en verantwoording en vroegtijdige signalering maken daar onderdeel van uit. De directie krijgt de opdracht dit in samenspel met het eenheidsmanagement ter hand te nemen.
Op deze wijze wordt vorm gegeven aan transparantie (laten zien wat er is gedaan), eigenaarschap (hier ook voor staan) en sturing (aanspreken op en afspraken nakomen).
Vraag 9: Hoe en wanneer wordt de detectiegrens van ?? 25.000,- verlaagd?
Antwoord: Niet de detectiegrens gaat van 25.000 omlaag maar de ondergrens voor het vastleggen van verplichtingen. Dat geschiedt als de software daarvoor is geïnstalleerd in 2011.
Overige afspraken / toezeggingen
·Afgesproken wordt dat de raad, zodra daar meer over bekend is, nog nader wordt geïnformeerd over de afhandeling van het vertrek van de eenheidsmanager.
·Naar aanleiding van de vragen van onder meer de fracties van de PVDA en de SP in de raadsbespreking over signalen dat er reeds aanpassingen in beleid en regelingen zouden hebben plaatsgevonden, zullen wij u separaat informeren.
·Tijdens de raadsvergadering van 14 februari 2010 heeft de accountant toegezegd om nog een nadere toelichting te geven op de inrichting en werking van de accountantscontrole. De door de accountant opgestelde toelichting is in bijlage 2 toegevoegd.
Met vriendelijke groet,
burgemeester en wethouders van Zwolle,
H.J. Meijer,Burgemeester
O. Dijkstra,gemeentesecretaris
Bijlage 1: Achtergrondinformatie interim-manager
De heer Heskens is een ervaren manager met veel kennis van sociale diensten. Zijn drijfveren zijn betrokkenheid bij de doelgroep, het realiseren van een solide bedrijfsvoering en het werken aan een gezond werkklimaat voor de medewerkers.
De prioriteit van de heer Henskens ligt op het ontwikkelen en implementeren van maatregelen om in control te geraken en te blijven. De te formuleren maatregelen zijn in eerste instantie toegespitst op SZ maar kunnen waar nodig een concernbreed karakter dragen. Dit strekt zich ook uit tot beleidsmaatregelen die nodig zijn om het tekort van 2011 en volgende jaren te beperken. Daarnaast is het van belang dat de ingeslagen wegen worden voortgezet en dat hij tot een beweging komt waarbij er meer integraal in plaats van sectoraal wordt gewerkt. Slimmer opereren vormt daarbij het uitgangspunt.
Bijlage 2: Toelichting accountant
In de informatieavond van maandag 14 februari jl. is de vraag aan de orde geweest hoe of de werkzaamheden van de accountant ook leiden tot een oordeel over de interne beheersing. Door de accountant is aangegeven deze vraag te bespreken in het Afstemmingsoverleg van 16 februari 2011.
In dit overleg is uitgebreid ingegaan op de reikwijdte van de werkzaamheden die de accountant verricht. Zoals ook bijvoorbeeld in de opdrachtverlening van de gemeenteraad aan de accountant staat betreft de primaire opdracht aan de accountant een oordeel te geven over de rechtmatigheid en getrouwheid van de jaarrekening. Onder andere in de managementletter 2010 wordt door de accountant expliciet aangegeven dat ??onze controle niet is ingericht op het ontdekken van alle bedrijfsrisico??s of tekortkomingen in het systeem van interne beheersing. Onze werkzaamheden zijn er ook niet op gericht een afzonderlijk oordeel te geven over het systeem van interne beheersing en haar werking??.
Kortom, de focus van de accountant ligt op de getrouwheid en de rechtmatigheid van de jaarrekening. Hierbij maakt de accountant voor een deel gebruik van het systeem van interne beheersing, echter alleen voor zover dit relevant is voor de jaarrekening. De accountant kijkt derhalve niet naar de betrouwbaarheid van de tussentijdse informatievoorziening. Wat de accountant vanuit zijn adviesfunctie aanvullend wél doet is het proces rondom de totstandkoming van tussentijdse cijfers beoordelen. Dat heeft de accountant in achterliggende jaren en ook in 2010 gedaan.
Vanuit die adviesfunctie komt de accountant met aanbevelingen als (bron: ML 2010):
·Het op orde brengen van de verplichtingenadministratie.
·Een betere documentatie van memoriaalboekingen.
·Het vervroegen van de verbijzonderde interne controle (VIC).
·Het uitbreiden van de VIC naar de planning- en controlcyclus, waaronder de voortgangsrapportages.
Dit zijn procesmaatregelen die leiden tot een meer betrouwbare interne informatievoorziening. Daar stopt echter de natuurlijke adviesfunctie van de accountant. Een kwantificering van bovengenoemde adviezen naar het financiële effect op de tussentijdse rapportages van de gemeente Zwolle vindt niet plaats. Ter illustratie, uit het bijzondere onderzoek van Deloitte naar SoZaWe is gebleken dat er voor forse bedragen aan facturen niet in de verplichtingenadministratie zijn verwerkt. Onder andere hierdoor bleken er omissies in de Berap te zitten. Het is niet de taak van de accountant om bij zijn controle na te gaan ??hoeveel?? bedragen er ten onrechte niet in de Berap zitten. Bij de jaarrekening is dat anders. Daarover geeft de accountant wél een oordeel over de getrouwheid en rechtmatigheid. Aanvullend onderzoek van de accountant naar aanleiding van de jaarrekening 2009 heeft er toe geleid dat er alsnog voor een bedrag van om en nabij 2,1 miljoen aan extra verplichtingen ten laste van het Participatiebudget is gebracht.
Omdat de raad heeft aangegeven dat de foutmarge in de jaarrekening 1% van de totale lasten mag zijn, c.q. 4,7 miljoen euro, is er echter door de accountant terecht een goedkeurende verklaring bij de getrouwheid en rechtmatigheid van de jaarrekening van de gemeente Zwolle afgegeven.
tjeemig wat een lap tekst zeg, geen wonder dat ze er niet meer uit komen.
Verslag Raadsplein:
Motie 15-7 SP, D66, GroenLinks, Swollwacht waarbij de raad wordt verzocht een raadsenquête in te stellen naar de oorzaken en het ontstaan van de forse financiële tekorten bij de afdeling SoZa
in de jaren 2008, 2009 en 2010. Tegen de motie hebben gestemd de fracties van PvdA, CDA, VVD en ChristenUnie. De motie is verworpen.
Amendement 15-1 PvdA, VVD, Swollwacht, CDA, ChristenUnie waarbij het dictum wordt gewijzigd: 4. het college op te dragen zowel alle oorzaken van de ontstane tekorten in beeld te brengen alsmede de effecten van het gevoerde beleid en zo te komen tot een integrale analyse van de effectiviteit en efficiency van het gevoerde beleid
5. op basis van de onder punt 4 genoemde analyse met nadere beleidsvoorstellen te komen. Het amendement wordt met algemene stemmen aangenomen.
Motie 15-2 GroenLinks, waarbij wordt opgeroepen om niet te bezuinigen op het armoedebeleid in 2011 wordt aangehouden tot er over de beleidsmaatregelen wordt gesproken.
Motie 15-3 VVD, CDA, PvdA, ChristenUnie waarbij het college wordt opgedragen elk kwartaal de raad op basis van de maandelijkse door de directie aan te leveren rapportages te informeren over de budgetontwikkelingen bij SoZaWe gedurende een periode van twee jaar. De motie wordt met algemene stemmen aangenomen.
Motie 15-4 GroenLinks, Swollwacht waarbij het college wordt opgeroepen de raad bij zware financiele tegenvallers direct en volledig te informeren, waardoor de raad vanaf het begin richting kan geven aan de maatregelen die op dat moment nodig zijn. Voor de motie hebben gestemd de fracties van GroenLinks, SP en Swollwacht. De motie is verworpen.
Motie 15-5 Swollwacht, GroenLinks, waarbij het college wordt opgeroepen voor 1 mei 2011 te komen met een helder overzicht van de opbouw van de overschrijding van de bruto apparaatskosten ad. 4,9 mln euro. En duidelijk te maken wat in de praktijk de consequenties zijn van het in 2011 ongedaan maken van de uitbreiding van de uitvoeringsorganisatie voor de dienstverlening aan de cliënten van SoZaWe. Voor de motie hebben gestemd de fracties van PvdA, D66, Swollwacht,GroenLinks en SP. De motie is aangenomen.
Motie 15-6 VVD, PvdA, CDA, ChristenUnie waarbij de raad uitspreekt het afstemmingscomité te vragen de raad te adviseren over de mogelijkheid om is de controleopdracht aan de accountant onderzoek naar bedrijfsrisico??s en/of tekortkomingen op de te nemen. De motie wordt met algemene stemmen aangenomen.